Le contrôle d’accès, pièce maîtresse du Flex Office

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Avec la généralisation du travail hybride, les organisations recourent au Flex Office pour réduire leur empreinte immobilière. Cette densification des salariés et des visiteurs dans les espaces de travail réclame de maîtriser finement le nombre de personnes présentes afin d’offrir les services nécessaires au travail. Dans ce contexte le contrôle d’accès doit jouer la carte de l’interfaçage sécurisé pour dialoguer avec les applications collaboratives.

Parmi les effets de la crise sanitaire, le travail hybride (en présentiel et en distanciel) se généralise. « Le télétravail à hauteur d’une à deux journées par semaine, selon les accords salariaux, conduit les entreprises à optimiser leur empreinte immobilière en instaurant une démarche de Flex Office, à savoir le partage d’un même poste de travail entre plusieurs salariés », analyse Dominique Delattre-Demetz, directrice de l’environnement de travail du siège social de Saint-Gobain et membre du comité directeur de l’Association des directeurs de l’environnement de travail (Arseg).

Selon la maturité des entreprises, le taux du Flex Office varie de 0,6 (le collaborateur est absent 2 jours par semaine) pour les plus mûres à 0,9 (le collaborateur est absent moins d’un jour par semaine) pour celles qui sont en transition. Autrement dit, un poste sera occupé par 1,2 à 1,4 salarié. Il en résulte une densification des collaborateurs et de leurs visiteurs présents au même moment dans les locaux de l’entreprise. « Il faut alors maîtriser un flux plus important de personnes. Le contrôle d’accès devient un outil indispensable, qu’il soit dématérialisé ou non », reprend Dominique Delattre-Demetz.

Dominique Delattre-Demetz, directrice du siège social de Saint-Gobain et membre du comité directeur de l’Arseg. © Saint-Gobain

Fluidifier l’accueil malgré la densification des personnes présentes

Pour fluidifier l’accueil des visiteurs par les hôtesses, les entreprises recourent de plus en plus à des systèmes déclaratifs de gestion des visites (Bodet Software, iLobby, Enjoy Visitors, Greetly, Pronestor Visitor, Proxyclick, Sign In App, SwipedOn, TractionGuest, WhosOnLocation…). « Le collaborateur qui recevra son visiteur va le déclarer sur une application en lien avec les hôtesses d’accueil. Ensuite, soit un badge d’accès sera déjà préparé à l’accueil, soit le visiteur recevra un badge dématérialisé, le plus souvent sous forme de QR Code, poursuit Dominique Delattre-Demetz. Ces systèmes fournissent une vision prospective des arrivées et sorties sur site. Et si les déclarations sont correctement effectuées, l’entreprise sera prête à mobiliser les services nécessaires à l’accueil des salariés et des visiteurs. » Interfacés au contrôle d’accès, ces systèmes de gestion des visites contribuent à superviser le nombre exact de personnes présentes dans les locaux. « Tous les jours, j’interroge les données du contrôle d’accès et du système de gestion des visites afin d’indiquer aux prestataires le nombre de personnes attendues. Notamment les prestataires de la restauration collective », précise la membre du comité directeur de l’Arseg.

En réduisant leur empreinte immobilière, les entreprises adoptent le Flex Office. © Shridhar Gupta / Unsplash

Adapter les usages des espaces de travail aux nouveaux modes d’organisation

Dans certaines entreprises, certes très rares, qui ont fait le choix d’un taux de Flex Office élevé, les salariés qui ne se sont pas préalablement déclarés se voient refuser l’accès aux locaux… Une démarche quelque peu brutale mais qui démontre l’importance de superviser très finement le taux d’occupation des locaux. « Pour notre part, nous ne refusons pas l’accès aux salariés. Pour accueillir ceux qui n’étaient pas prévus, nous mettons à leur disposition des zones alternatives, comme les espaces de restauration qui, en dehors des heures de repas, se transforment en espaces de coworking », indique la directrice du siège social de Saint-Gobain. Pour superviser la venue des collaborateurs sur site, les Digital Workspace, autrement dit, les outils collaboratifs deviennent indispensables pour réserver, une fois reliés au contrôle d’accès, une position de travail, une salle de réunion ou des repas… « L’objectif, c’est de faire en sorte que l’ensemble des outils et services soient présents et disponibles pour que les collaborateurs puissent délivrer la plus-value que l’entreprise attend d’eux », synthétise Dominique Delattre-Demetz.

Arnaud Brouquier, président de l’AniTEC. © AniTEC

Besoin d’interfaçages efficaces et sécurisés

À condition que l’interfaçage entre le contrôle d’accès et les applications tierces soit efficace et sécurisé. « Dorénavant les projets tertiaires réclament déjà l’interfaçage systématique des trois grandes fonctions de la sécurité-sûreté : contrôle d’accès, détection d’intrusion et vidéoprotection, explique Arnaud Brouquier, président de l’AniTEC, l’Alliance nationale des intégrateurs de technologies. Mais la demande des clients va plus loin. Ils veulent des systèmes de contrôle d’accès par badge virtuel sur smartphone afin de remplacer les badges traditionnels. Certains collaborateurs ne veulent même plus sortir le smartphone de leur poche ! » Or, pour dématérialiser le badge de contrôle d’accès, le système doit fonctionner en liaison avec le Cloud. Du coup, cette digitalisation donne des idées. « La force des intégrateurs, c’est associer des technologies et de les rendre interopérables afin d’optimiser des scénarios de confort », enchaîne Lilian Caule, directeur technique de l’AniTEC. À condition, bien sûr, que l’intégrateur s’assure avec le client final que le système souhaité respecte les règles de l’art en matière de cybersécurité et de respect de la vie privée (RGPD). Soit en s’appuyant sur des produits certifiés dont les fabricants ont adopté une démarche de « Security by Design » (sécurité dès la conception), soit en menant une analyse des risques avec le responsable en charge du bâtiment qui permettra d’apporter des solutions correctives pour combler les manques. » Il s’agit là d’un invariant prioritaire, compte tenu du foisonnement des technologiques émergentes.

Lilian Caule, directeur technique de l’AniTEC. © AniTEC

Nouveaux scénarios de confort

Outre la cybersécurité des installations de sécurité, les intégrateurs relèvent, à la demande des clients, les défis de nouveaux scénarios de confort. « Nous entrons chez un client par le biais de solutions de sécurité électronique. Par exemple pour sécuriser un parking, reprend Arnaud Brouquier. Ensuite, la demande peut évoluer. Le contrôle d’accès va alors se relier à des Digital Workspace pour réserver une salle de réunion, ouvrir une connexion WiFi ‘‘Invité’’ en faveur d’un visiteur, offrir l’accès à une borne de recharge pour véhicule électrique, voire générer de nouveaux revenus pour certains parkings d’entreprise à louer à des personnes extérieures à la demande, pour une heure ou à la journée. Nous rentrons véritablement dans une ère de ‘‘consumérisation de l’environnement de travail et des espaces’’. L’idée étant de rendre le parcours utilisateur le plus fluide possible, sans déroger à la sécurité… »

De même l’affichage dynamique relié au système de gestion des visites et au contrôle d’accès pourra projeter une séquence vidéo qui indiquera au visiteur, par exemple, le chemin pour se rendre jusqu’au lieu de rendez-vous dans l’entreprise ou montrera le visage des personnes qu’il rencontrera. De même, ces solutions électroniques faciliteront l’inclusivité des personnes à mobilité réduite par la voix ou via la réalité augmentée… « Les technologies sont là. L’associativité et l’interopérabilité des systèmes ouvrent d’incroyables opportunités pour imaginer des services physiques et virtuels innovants à la demande », s’enthousiasme Lilian Caule. Reste à trouver les idées !

Erick Haehnsen